Việc làm hành chính văn phòng và những thông tin bổ ích nhất

296 Lượt xem

Nhân viên làm hành chính cùng với Nhân viên làm văn thư, thường được gọi chung là việc làm hành chính văn phòng. Đây là một trong những công việc thuộc  bộ phận Hành chính – Nhân sự trong Công ty hay còn được gọi là Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Nội vụ, Tổng vụ. Để tìm việc làm hành chính văn phòng không khó, quan trọng các bạn cần có kỹ năng tốt để có thể đảm nhận tốt vai trò và vị trí của mình trong công việc đặc biệt là những kỹ năng Tin văn phòng như cách ẩn dòng trong Excel và một số thao tác cơ bản khác.

Các bạn có thể lên các trang web tuyển nhân viên văn phòng, tìm kiếm việc làm trực tuyến để có thể tìm việc làm hành chính văn phòng một cách nhanh chóng nhất. vừa có thể tiết kiệm được thời gian công sức, vừa có thể yên tâm hơn. Sau đây sẽ là những thông tin cơ bản và bổ ích giúp các bạn hiểu rõ hơn về những công việc hành chính văn phòng, đồng thời nắm rõ hơn về cơ hội làm việc hành chính văn phòng.

việc làm hành chính văn phòng

Những điều bạn cần biết về việc làm hành chính văn phòng

Hầu hết các bạn đều nghĩ rằng Công việc của Nhân viên văn phòng vô cùng nhẹ nhàng và đơn giản, bất cứ ai cũng có thể làm được. Vậy nên công việc nayd luôn là sự lựa chọn mang tính “tạm thời” mà các bạn sinh viên mới ra trường hướng tới khi chưa tìm được công việc đúng ngành. Công việc hành chính văn phòng có yêu cầu không cao, các tin tuyển dụng đối với vị trí nhân viên hành chính văn phòng cũng không ghi yêu cầu nhiều về kinh nghiệm hoặc nếu có thì cũng rất ít. Sở dĩ có chuyện như vậy là do những nhân viên văn phòng chỉ cần học, ghi nhớ và làm theo những quy trình làm việc đã được lập kế hoạch sẵn rồi. Những công việc này cũng không cần sử dụng đến tư duy và tư duy logic nhiều.

Thế nhưng, công việc nhân viên văn phòng lại thuộc tuýp công việc “làm dâu trăm họ”, bởi vì người làm việc ở vị trí công việc này luôn phải bao quát hết tất cả những vấn đề tại nơi làm việc. Ngoài công việc chuyên môn thì nhân viên văn phòng còn đảm nhận hết tất cả những công việc vặt vãnh trong công ty như là giải quyết các vấn đề về: Máy lạnh hư, máy photo ko hoạt động, máy in hỏng, bồn cầu tắc… nhân viên văn phòng phải gọi thợ đến sửa và kiểm  soát lại; soạn thư ngỏ/thư mời, soạn và gửi thông báo, thông điệp, công văn, các loại văn bản; hết nước uống, hết giấy in, bút hết mực, không có giấy fax… – Nhân viên văn phòng đảm nhận mua văn phòng phẩm cho công ty;…

Tuy nhiên, công việc của Nhân viên văn phòng thường bao gồm các nội dung chính sau:

1, Trực ở quầy tiếp tân, nghe điện thoại

2/ Soạn thảo các loại văn bản, quản lý con dấu

3/ Quản lý các trang thiết bị văn phòng, Văn phòng phẩm

4/ Quản lý tất cả hồ sơ, công văn

5/ Báo cáo công việc hàng ngày

Chi tiết nội dung công việc nhân sự cần làm

1/ Nghe điện thoại, trực ở quầy tiếp tân

– Nhân viên nhấn sự cần phải đảm bảo giọng nói luôn truyền cảm và dễ nghe khi nhấc điện thoại. Nhân viên nhân sự cần có thái độ lịch sự khi tiếp cuộc điện thoại, luôn làm việc với phong thái chuyên nghiệp, nhanh nhẹn. Nhân viên nhân sự cần có kĩ năng quản lý cảm xúc của bản thân.

việc làm hành chính văn phòng

- Nhân viê nhân sự còn vô tình trở thành  “người gác cổng vô hình”. Nhân viên nhân sự sẽ nghe tất cả những cuộc gọi điện thoại tới và có trách nhiệm chuyển tất cả những cuộc gọi đó đến cho người chịu trách nhiệm công việc. Đồng thời loại bỏ những cuộc gọi mang tính chất tiếp thị không có liên quan đến công việc và nhân viên trong công ty.

– Nhiệm vụ tiếp theo của nhân viên hành chính nhân sự là làm thế nào để khách hàng đến với cơ quan tổ chức của bạn có thể vui vẻ trong những trường hợp không mong muốn là họ phải chờ đợil.

+ Yêu cầu đối với công việc của nhân viên hành chính nhân sự: giọng nói dễ nghe, truyền cảm; ngoại hình ưa nhìn, xinh xắn, cao ráo; nụ cười và dáng người duyên dáng; có kĩ năng giao tiếp tốt; có trách nhiệm cao đối với công việc…

2/ Soạn thảo các loại văn bản hành chính, quản lý con dấu

Để có thể soạn thảo văn bản phục vụ cho nhu cầu của công ty thì người soạn cần phải có sự hiểu biết về từng loại văn bản. Rất nhiều người cho rằng, soạn thảo văn bản hành chính thì rất đơn giản, ai cũng có thể làm được. Nghe có vẻ rất đơn giản, thế nhưng đến khi phải bắt tay vào làm chính thức thì các bạn sẽ cảm thấy khác hoàn toàn so với những gì các bạn nghĩ trước đó.

việc làm hành chính văn phòng

Khi soạn thảo văn bản hành chính thì các bạn cần phải chú ý tới các vấn đề quan trọng, bao gồm: các câu chữ trong văn bản, cách thức trình bày nội dung, căn dòng, dãn dòng, thể thức văn bản,… đảm bảo đúng chuẩn so với những yêu cầu về soạn thảo văn bản hành chính. Nếu bạn nghĩ rằng chỉ cần soạn thảo xong một văn bản theo mẫu, rồi căn chỉnh cho đẹp, cỡ chữ, kiểu chữ là đã có được một văn bản hành chính hoàn chỉnh thì chưa chắc đã là hoàn chỉnh đâu nhé.

Ngoài việc cần chú ý tới thể thức văn bản hành chính thì các bạn vẫn cần phải chú ý tới cách đóng dấu sao cho đúng, không phải một văn bản nào đó đưa cho sếp kí xong là bạn có thể thỏa sức đóng dấu kiểu nào cũng được, đóng dấu theo hướng nào cũng được. Đóng dấu cũng phải có quy định của đóng dấu, đóng dấu đúng quy định thì văn bản của bạn soạn ra cũng không có giá trị.

Bạn cần đặt con dấu ngay ngắn trên văn bản, và phải căn giữa chỗ trống ngay chỗ ký tên, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái là cách đóng dấu đúng.

Yêu cầu đối với công việc: Người nhân viên hành chính có khả năng viết tốt, đảm bảo viết đúng chính tả, tuyệt đối không được sai lỗi chính tả trong văn bản, dùng từ ngữ chính xác, các dấu chấm phẩy rõ ràng và phải thật cẩn thận.

Lưu ý: Các bạn làm việc ở vị trí nhân viên hành chính văn phòng đối với việc quản lý con dấu cần hết sức cẩn thận. Nếu làm mất hoặc để con dấu rơi vào tay người khác và bị sử dụng vào mục đích xấu thì hậu quả sẽ thật khôn lường.

3, Quản lý các trang thiết bị văn phòng, Văn phòng phẩm

việc làm hành chính văn phòng

Văn phòng phẩm ở bất cứ công ty nào cũng đều rất cần thiết, mục đích là để phục vụ cho công việc chung của toàn công ty. Vì thế, có rất nhiều đồ dùng văn phỏng phẩm mà các công ty cần tới như: giấy in, giấy fax, bút, mực, bút viết bảng, cốc, chén, lọ hoa…

Có thể nói tóm gọn và dễ hiểu đó là: Các trang thiết bị văn phòng là tất cả những thứ hữu hình và vô hình tại Công ty bạn. Nhiệm vụ của bạn chính là đảm bảo mua đầy đủ những vật dụng cần thiết để đảm bảo lúc nào cũng trong trạng thái sẵn sàng để phục vụ công việc.

Các trang thiết bị có thể là được dùng chung như giấy in, bảng viết, … hoặc cũng có thể được cung cấp riêng cho cá nhân hoặc bộ phận. Thế nhưng đó vẫn thuộc vào trách nhiệm của các bạn.

Yêu cầu đối với công việc: Nhân viên hành chính có tính cẩn thận, chăm chỉ, có trí nhớ tốt, làm việc có kế hoạch…

Bên cạnh đó, những người làm vị trí công việc này còn cần phải theo dõi tình hình sử dụng văn phnogf phẩm, lập báo cáo chi tiết về thu chi, và các chi phí phát sinh để gửi lên cấp trên.

>>>Tham khảo thêm:Những câu nói có thể làm trượt lúc phỏng vấn

4/ Quản lý hồ sơ, công văn

Công việc quản lý các tập hồ sơ, theo dõi các công văn đến và đi nghe có vẻ là đơn giản và dễ dàng nhất. Nhưng khi bắt tay vào làm thì mới có thể hiểu hết được độ phức tạp của công việc. Các bạn cần phải biết cách sắp xếp các loại giấy tờ sao cho khoa học, làm sao để khi các cá nhân, bộ phận hay cấp trên cần thì bạn có thể tìm thấy ngay bộ tài liệu và gửi cho họ, đảm bảo công việc được diễn ra đúng tiến độ. Chắc hẳn các bạn không muốn công việc của các bộ phận khác bị chậm tiến độ chỉ vì chờ đợi bạn tìm hồ sơ trong mớ hồ sơ hỗn độn.

Yêu cầu đối với công việc: Nhân sự làm việc cần cẩn thận, biết cách phân loại và sắp xếp một các có hệ thống các loại hồ sơ, giấy tờ, công văn từ quan trọng đến ít quan trọng hơn. Đảm bảo tính an toàn của các hồ sơ này.

5, Thực hiện báo cáo công việc hàng ngày

việc làm hành chính văn phòng

Nhân viên hành chính văn phòng có trách nhiệm báo cáo công việc và kết quả cũng như tiến độ công việc theo thời gian đã định. Đảm bảo để cấp trên nhận được báo cáo đúng thời hạn.

Yêu cầu đối với các báo cáo như sau:

  • Báo cáo đúng người: Bạn hãy trả lời câu hỏi: “Ai báo cáo?” và “Báo cáo cho ai?”. Bạn cần ghi rõ trong báo cáo họ tên của mình, bộ phận làm việc, vị trí làm việc (cấp bậc)
  • Báo cáo đúng giờ: các bạn cần tuân thủ và luôn quan tâm đến deadline mà cấp trên giao phó để có báo cáo đúng giờ giấc theo quy định. Lời khuyên dành cho các bạn khi gửi báo cáo theo quy định về thời gian, có thể các bạn chưa xong công việc đang làm mà đã đến gừi báo cáo thì các bạn vẫn cứ gửi báo cáo lên cho cấp trên nhé, dù đã xong hay chưa hoàn thành công việc thì hãy cứ gửi báo cáo. Trong trường hợp mà các bạn định hình được thời gian gửi báo cáo sẽ được đảm bảo đúng hẹn vì công việc sẽ xong thì hãy gửi báo cáo đúng theo quy định. Còn nếu không thì các bạn nên chủ động báo cáo tình hình với cấp trên để cấp trên nắm được tình hình mà sắp xếp thêm người hỗ trợ bạn.
  • Báo cáo đúng và đủ nội dung: Các bạn cần báo cáo một các trung thực nhất, sếp giao cho việc gì thì báo cáo việc đó, không báo cáo khống để lấy thành tích ảo. Nếu có vấn đề phát sinh thì hãy báo cho sếp biết điều đó để sếp có phương án xem xét tình hình công việc mà sếp đã giao cho bạn. Vì thế, các bạn cần lưu ý, viết báo cáo không cần phải hay, văn vẻ hay truyền cảm, mà các bạn chỉ cần đảm bảo đúng, đủ và trọng tâm mà thôi.

Ngoài những công việc trên đây thì những người làm ở vị trí hành chính nhân sự còn cần đảm nhiệm các công việc khác như: tổ chức khám sức khỏe định kì cho nhân viên trong công ty, chuẩn bị trước cho các cuộc họp, phòng họp, giấy tờ, báo cáo, máy chiếu, nước nôi… và kiêm luôn làm thư kí họp, đảm nhận các việc ghi chép,…

Đối với các công ty không có nhân viên mảng nhân sự thì nhân viên hành chính văn phòng còn phải đảm nhận thêm các công việc như chấm công, tuyển dụng cho công ty, nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên, sắp xếp các buổi phỏng vấn.

Trên đây là những thông tin cơ bản nhưng hết sức bổ ích giúp cho các bạn có thể hiểu được tầm quan trọng của công việc hành chính nhân sự. Các bạn đang có ý định xin việc làm hành chính nhân sự hãy tìm hiểu thật kĩ thông tin mà chúng tôi đã cung cấp cho các bạn để có thể nhanh chóng tìm được việc làm ưng ý. Chúc các bạn thành công trên con đường sự nghiệp của mình nhé.